Hvorfor bruker vi tekstanalyse i klarspråksprosjekter?

www.retorika.no

Samtidig som mange klarspråkprosjekter i stor grad handler om å skape ny språkkultur og innføre nye, gjennomarbeidede tekster, er det et viktig steg i prosessen å bruke tid på å analysere bedriftens eksisterende tekster. Det er her grunnlaget for endring ligger. Tekstanalyse gir oss innsikt i hva som kommuniseres, og hvordan det kommuniseres. Slike analyser kommer i ulike formater, og avdekker ulike aspekter av samme tekst, men hva kan alle typer tekstanalyse hjelpe oss med i vårt arbeid med klarspråk?

Gjennom tekstanalyse kan du altså kartlegge tendenser som finnes i bedriftens eksisterende språkkultur, og påpeke dem.


Bli kjent med bedriftens eksisterende språkkultur

Når vi skal forsøke å skape ny språkkultur i en bedrift, vil det være svært lønnsomt for oss å kjenne til den språkkulturen som allerede finnes der. Da vet vi hvor skoen trykker, hvor oppmerksomheten deres ligger og hva som fungerer godt fra før av. Når du vet dette, blir det lettere for deg å kommunisere endringer, og det blir lettere for bedriften å svelge. Ulike former for tekstanalyse vil alle gi oss innsikt i hva som kommuniseres, og hvordan de velger å kommunisere det. Gjennom tekstanalyse kan du altså kartlegge tendenser som finnes i bedriftens eksisterende språkkultur, og påpeke dem. Når du kan eksemplifisere med utdrag fra deres egne tekster, vil både mangler, uheldige formuleringer og gode tendenser komme tydeligere til syne. Derfor blir det blir enklere å argumentere for endring mot mer klarspråklige tekster – du kjenner deres kultur for språk og tekst, og kan formidle endring på deres egne premisser.

Les også: Slik gjør du om lovspråk til klarspråk

Innsikt for kritikk

Kritikk kan være vanskelig å gi, fordi det er enda vanskeligere å motta. Vi ønsker helst ikke kritikk av arbeidet vårt, særlig ikke når vi har eierskap til det. Gjennom tekstanalyse bruker du en vitenskapelig utviklet, kvalitativ metode for å finne svake og sterke punkter i materialet. Presenterer du kritikken som funn, og er åpen om metoden som er brukt for å komme fram til dem, vil ikke kritikken virke like smertefull. Når den kommer på bakgrunn av vitenskapelig innsikt framfor synsing, er det enklere for bedriften å akseptere det som er litt vondt å høre, og den blir også enklere for deg å formidle. Viser du også hvordan du har kommet fram til funnene ved å være åpen om metoden, gir du også bedriften mulighet til å stille spørsmål ved funnene, uten at de føler behov for å måtte forsvare tekstene sine.

Presenterer du kritikken som funn, og .. den kommer på bakgrunn av vitenskapelig innsikt framfor synsing, er det enklere for bedriften å akseptere..


Hva fungerer allerede godt?

Når du analyserer bedrifters eksisterende tekstmateriale, er det viktig at du også husker å presentere de funnene du opplever som positive. Peker du på gode tendenser med deres egne eksempler, skapt i deres egen tekstkultur, kan det være enklere for bedriften å forstå og realisere hvordan tekstene bør se ut i deres nye, mer klarspråklige språkprofil. Eksempler som er hentet fra fullførte, vellykkede klarspråkprosjekter kan virke vanskelige å strekke seg etter. Bruker du bedriftens egne styrker som eksempler, kan idealet virke mer oppnåelig, og prosjektet mer gjennomførbart.

Les også: Hvordan lykkes med klarspråksprosjekter?

Hva konsentrerer de seg om å få sagt?

Gjennom tekstanalyse får du ikke bare innsikt i språkkulturen og deres unike formuleringer. Du får også en bedre forståelse av innholdet. Når du analyserer bedriftens eksisterende tekster, blir du bedre kjent med hva de gjerne ønsker å fortelle på ulike plattformer og i ulike situasjoner. Noen ganger kan det bety at du blir bedre kjent med bedriftens verdier og tjenester. I andre tilfeller kan det være at du oppdager styrker og svakheter også i innholdet. Kommuniserer de det leseren vil og må vite, eller bare det som er viktig for dem å formidle? Får de fram budskapet der man forventer å finne det? Kommer det tydelig fram hvem bedriften er, og hvilke verdier de har? Finnes det gode argumenter for påstandene som presenteres? Det finnes en hel rekke viktige krav til innholdet, avhengig av deres sjanger, oppgave og plattform. Gjennom riktig form for tekstanalyse får du innsikt i hvorvidt disse kravene oppfylles.

Ulike typer tekstanalyse kan hjelpe oss med å avdekke viktige tendenser i bedriftens språkkultur, og gir oss dermed et solid grunnlag for tilbakemelding, videreutvikling og endring. De funnene vi får fra tekstanalyser lar oss enklere finne punkter for ris og ros, gjør det lettere å kommunisere disse punktene, og viser oss veien videre fra det unike utgangspunktet vi har for hånden. Med andre ord er ulike former for tekstanalyse et uvurderlig verktøy i vårt arbeid med klarspråk.

Lykke til!

Kilder:

-Hellspong, L. & Ledin, P. (1997). Vägar genom texten. Handbok i brukstextanalys. Lund: Studentlitteratur AB

Retorika er et kommunikasjonsbyrå med spisskompetanse på retorikk og brukervennlig kommunikasjon. Vi hjelper virksomheter med å nå ut med budskapet sitt, og kan bidra med operativ kommunikasjonsbistand, kurs og rådgivning. Om du ønsker å snakke med oss, kontakt oss på 90946063.

Ja takk, jeg vil melde meg på nyhetsbrev og få nye blogginnlegg tilsendt!

 

Språklig maktutøvelse: Hvorfor er det lett å bli i relasjoner som skader?

www.retorika.no

En alt for høy andel av både menn og kvinner opplever å bli fanget i forhold som på ulike måter er skadelige. De utsettes nesten daglig for fysisk eller verbal terrorisme av den personen de trodde står dem nærmest, og i mange tilfeller er ikke veien ut av situasjonen en reell mulighet. De sier ikke fra, de roper ikke om hjelp, de rømmer ikke. Hvem som helst kan bli utsatt for vold, voldtekt og manipulasjon, men for de som rammes, føles det ofte som om de selv er skyld i de handlingene som ødelegger dem. Hvordan kan et menneske kues til å ikke kjempe for sin egen trygghet?

Personer som utøver denne typen terrorisme kan velge å bruke ulike strategier, men de fleste fungerer stort sett på samme måte: De gjør deg til skurken.


Frykten

”Terror” kan virke å være et nøkkelord i denne diskusjonen. Frykten for videre og potensielt verre misbruk kan ha en paralyserende effekt, og slik hindre en ellers naturlig motreaksjon. Om hun beskylder deg for utroskap når du vil ta en kaffe med venner, hvordan vil hun reagere om du forsøker å forlate henne? Og om han klyper under bordet når du takker ja til et ekstra glass vin i middagsselskapet, hvordan vil han reagere om du prøver å dra? Personer som utøver denne typen terrorisme kan velge å bruke ulike strategier, men de fleste fungerer stort sett på samme måte: De gjør deg til skurken. ”Se hva du får meg til å gjøre”. ”Tror du jeg vil skade deg?”. ”Du aner ikke hvor heldig du er som har meg”. ”Om du hadde vært bedre, hadde ikke dette skjedd”. ”Du fortjener dette”.

Det konstituerende språket

Hvert ord i våre vokabularer har en eller flere denotasjoner og flere konnotasjoner. Denotasjoner kan vi tenke på som ordbokdefinisjoner; forestillinger og beskrivelser av den tingen i verden ordet refererer til. Konnotasjoner, derimot, er verdiladninger og assosiasjoner som tillegges ordene gjennom bruk over tid. Slik kan ordenes denotasjon endres over tid, og slik kan visse ord bli tabubelagt, på grunn av negative ladninger. Hvordan kan et ord bli farlig? Det er jo bare bokstaver på papir eller lydbølger i luften.

På samme måte kan misbrukere bruke språket til å skape en virkelighet overfor sine partnere hvor offeret blir skurken. Verbal terror kan derfor være den virkelige fienden i et slikt forhold.

Gjennom språket produserer og befester vi ulike verdensbilder overfor hverandre, og slik, ved å komme til enighet om hvordan vi skal forstå verden kollektivt, kan vi ta bestemte saker og ting for gitt når vi samtaler. Dette gjør vi automatisk for å gjøre kommunikasjonen enklere. Ettersom vi går gjennom livet, møter vi og lar oss farge av mange slike verdensbilder, og gjennom gjentatt bruk av visse formuleringer og visse ord, kan vi bidra til å gjøre visse oppfatninger av verden naturlige. Slik skaper, eller konstituerer, språket virkeligheter. Ordet barnesykdom, for eksempel, kan la oss se sykdommene som nødvendige, vanlige og ufarlige, selv om virkeligheten forteller oss at flere av disse barnesykdommene har relativt høy dødelighetsrate. Ved å kalle meslinger en barnesykdom, skaper vi en virkelighet hvor meslinger ikke svekker og dreper, men gjør oss sterkere.

Det er gjennom språket at de lar deg tro at du fortjener alt sammen.

På samme måte kan misbrukere bruke språket til å skape en virkelighet overfor sine partnere hvor offeret blir skurken. Verbal terror kan derfor være den virkelige fienden i et slikt forhold. Det er gjennom språket at hun lar deg tro at det er din feil om hun slår deg. Det er gjennom språket at de lar deg tro at du fortjener alt sammen. Fordi hun daglig beskylder deg for å være typen til å begå utroskap, tror du at du fortjener at hun slår. Fordi han daglig kaller deg hore, tror du at det er din skyld om han tvinger seg på deg. Fordi hun daglig forteller deg at vennene dine ikke er verdt å bruke tid på, tror du at du ikke har noe annet sted å gå. Daglig utøver de makt og skaper frykt gjennom språket de bruker overfor sine partnere. De maler en virkelighet som ikke er sann, og lar ofrene tro at de fortjener det de får hos dem. Det ligger kanskje mer makt i det enn i slagene, fordi fienden på innsiden er den verste.

Derfor skal vi ikke undervurdere det verbale misbruket som finnes i mange relasjoner. Selv om han ikke har blåmerker eller ukentlige turer til legevakten, betyr ikke det at han ikke lever i et skadelig forhold. Verbalt misbruk skaper skammen, frykten og selvhatet som hindrer ofre i å fortelle om det de blir utsatt for. Derfor må vi bidra til å skape oppmerksomhet rundt denne typen språklig maktutøvelse, og vise verden at skammen, frykten og selvhatet ikke egentlig er begrunnet, uansett hvor virkelig det føles.

Kilder:

– Blakar, Rolv M. (2006) Språk er makt (7. utgave), Oslo: Pax forlag

– Rommetveit, Ragnar (1992) Språk, tanke og kommunikasjon – Ei innføring i språkpsykologi og psykolingvistikk (5. utgave) Oslo: Universitetsforlaget

-Asdal, K.; Berge, K. L.; Gammelgaard, K.; Gundersen, T. R.; Jordheim,
H.; Rem, T.; Tønnesson, J. L. (2008): Å lese tekster historisk. Oslo: Universitetsforlaget.

Retorika er et kommunikasjonsbyrå med spisskompetanse på retorikk og brukervennlig kommunikasjon. Vi hjelper virksomheter med å nå ut med budskapet sitt, og kan bidra med operativ kommunikasjonsbistand, kurs og rådgivning. Om du ønsker å kontakte oss, ring oss på 90946063.

Ja takk, jeg vil melde meg på nyhetsbrev og få nye blogginnlegg tilsendt!

 

Slik gjør du om lovspråk til klarspråk

www.retorika.no

At juridiske tekster kan være svært vanskelige å forstå, er ikke en ukjent sak. Innholdet er ofte formulert med høytidelig, fagintern sjargong. Svært mange bransjer må forholde seg til noe lovtekst i sin eksternkommunikasjon, og derfor er det viktig at vi kan formidle fagtungt, juridisk innhold slik at mannen på gata forstår det. Men hvordan kan du gjøre det som er vanskelig enkelt, uten å miste viktige, juridiske nyanser?

Skap dialog mellom jurist og kommunikatør

Jobber du for eksempel innen forsikring, vil jusen utvilsomt være et viktig tannhjul i bedriftens maskineri. Juridiske tekster har som fremste oppgave å formidle plikter og rettigheter både bedrift og kunde har ovenfor norsk lov, og konsekvensen av små misforståelser kan fort bli stor. Derfor er nyansene i juridisk tekst viktige, og derfor føles språket ofte ugjennomtrengelig for brukerne. Det kan gjøre at å videreformidle innholdet i disse tekstene på en enkel måte, kjennes som en umulig oppgave. For juristene er det vanskelig å se hvordan det kan gjøres bedre, og for kommunikatørene er det vanskelig å se hvordan begrepene ikke bare kan byttes ut. Derfor er ditt første steg til suksess med juridisk tekst å skape et samarbeid mellom jus og kommunikasjon.

Det finnes mange egenskaper som kjennetegner lovteksten, og gjør den utilgjengelig for leseren. Likevel kan mye bedres bare ved å ta noen få grep.


Hva kan dere lære av hverandre?

Juristene er topptrente i å lese lovtekst, og kan være nøkkelen til innholdet som finnes bak fagsjargongen. Be dem trekke ut budskapet i tekstene og forklare det, slik at dere sammen får kokt teksten ned til kjernebudskapet. Kommunikatørene kjenner bedriftens stemme utad, og vet best hvilken innpakning brukerne foretrekker. Med godt samarbeid, kan dere kle inn budskapet i ny drakt uten å miste viktig innhold. Juristene kan forklare de begrepene som ikke kan fjernes, og foreslå gode erstatninger for fagbegrepene dere fjerner. Om det skulle oppstå uenighet, spør hverandre hva problemet med din løsning er, og hva som kan fungere bedre. Slik kan dere dra nytte av hverandres kunnskap, og kanskje lære nok til at dere kan jobbe mer selvstendig i senere prosjekter.

Les også: Slik når du ut med budskapet

Hvordan kan lovteksten bli mer tilgjengelig gjennom syntaks og stil?

Det finnes mange egenskaper som kjennetegner lovteksten, og gjør den utilgjengelig for leseren. Likevel kan mye bedres bare ved å ta noen få grep. Et gjennomgående trekk for lovtekster er passiv form. Det bidrar til den høytidelige stilen som karakteriserer lovtekstsjangeren, og skaper stor avstand i relasjonen mellom forfatteren og leseren. Enda viktigere gjør passiv form leserens oppgave uklar, og det kan være en viktig kilde til misforståelser. Når det står at ”det skal utføres ukentlige undersøkelser”, ligger det ikke implisitt hvem som sitter med ansvaret for disse. Tar leseren for gitt at det ikke kan være ham, fordi ingen har gitt ham instrukser om dette, får han ikke gjort sin plikt. Gjør du passive setninger aktive, og heller skriver ”det er viktig at du gjennomfører ukentlige undersøkelser”, kommer det tydelig fram med en gang at det er leserens ansvar, og slik kan du redusere sjansen for at han havner i trøbbel for misforståelser.

Om begge parter tør å tenke nytt, lytte, forklare og være åpen for gode forslag, kan det ikke bare fjerne store deler av frustrasjonen som noen ganger oppstår, men det kan også være at den gylne middelvei er nettopp det – gyllen.

 

Lovtekstenes høytidelige stil er allerede blitt nevnt, og å endre på denne kan være et stort steg i riktig retning for å gjøre tekstene mer tilgjengelige. Retorikken lærer oss at stilen skal passe anledningen, og derfor passer det sjelden bra å sitere paragrafer ordrett i for eksempel i forsikringsvilkårene, der god forståelse er svært viktig for leseren. Utover å endre på passiv form, se nøye på setningsoppbyggingen. Gjerne les teksten bakfra for å se hvordan relasjonen mellom de ulike forholdene som beskrives er. Hvordan ville du forklart brukerne dette i en kort informasjonsvideo eller en uformell e-post? Hold språket så naturlig som mulig – den passende stilen er den vi ikke legger merke til.

Les også: Hvordan bygge opp argumentasjon?

Kan nøkkelen til suksess ligge i holdningen din?

Formidling av lovtekst kan være en frustrerende affære både for jurist og kommunikatør. Jusen preges av tradisjon, ufravikelige normer, enorm kunnskap og yrkesstolthet, på godt og vondt. Det er derfor viktig at du i kommunikasjonsavdelingen både tar hensyn til stolthetene, tradisjonene og normene, og samtidig drar nytte av kunnskapene. Kommunikatørene kan virke urimelige i sine krav til endringer, men det kreves ofte endring for å formidle din kunnskap videre til brukeren. Derfor er det viktig at du i juridisk avdeling tør å vike fra normene, kan bite i deg stoltheten og deler på kunnskapen din. Om begge parter tør å tenke nytt, lytte, forklare og være åpen for gode forslag, kan det ikke bare fjerne store deler av frustrasjonen som noen ganger oppstår, men det kan også være at den gylne middelvei er nettopp det – gyllen.

Lykke til!

Kilder:

Våre konsulenter arbeider daglig med tekstproduksjon, klarspråk og kommunikasjon. Vi har lang arbeidserfaring fra offentlig forvaltning og kjenner til utfordringer knyttet til kommunikasjon mot brukergrupper. Vi har også utdanning fra fagmiljøene ved UiO / NTNU som var drivkreftene bak klarspråksprosjektene i staten. Derfor kan vi tilby spesialistkompetanse på arbeid med språklig kommunikasjon og brukervennlige tekster.
>> Kontakt oss


Ja takk, jeg vil melde meg på nyhetsbrev og få nye blogginnlegg tilsendt!

 

 

 

Hvordan skaper du en kompetent leser?

www.retorika.no

For å komme best gjennom med budskapet ditt, er det helt nødvendig å skrive slik at leseren forstår og kjenner seg igjen i det du vil formidle. Dette høres kanskje elementært ut, men det kan være vanskelig å treffe blink. Hvem er egentlig leseren, og hvordan skriver du på hennes premisser?

To typer lesere

Når du skriver i et medium som treffer mange, enten det er digitalt eller på papir, kan det være spesielt utfordrende å skrive på leserens premisser – teksten blir fritt vilt for alle og enhver som snubler over den, og man kan umulig treffe alle. Derfor skiller vi mellom empiriske og implisitte lesere.

De empiriske leserne er alle de faktiske, fysiske menneskene som leser teksten, enten den er ment for dem eller ikke. Alle empiriske lesere vil kunne få noe ut av de fleste tekster som er skrevet for offentligheten, fordi språket som brukes er tilgjengelig nok, og fordi det gjerne brukes eksempler de fleste kan kjenne seg igjen i.

Likevel er det nødvendig å gjøre noen tekstlige grep som retter teksten mot visse personer. Her kommer den implisitte leseren inn. I utgangspunktet er den implisitte leseren et analyseverktøy som lar oss undersøke hvem forfatteren har hatt i tankene under skriveproseesen. Dette er nyttig kunnskap å ta med seg også i skriveprosessen, så vi kan være mer bevisste på hvem vi henvender oss til.

Kjært barn har mange navn, og den implisitte leseren er blant annet kjent som modelleser gjennom Umberto Eco, og den annen persona gjennom Edwin Black. Mange har beskrevet den implisitte leseren, med varierende nyanseforskjeller, men essensen er noenlunde den samme. Det er snakk om forbilledlige leseregenskaper som på ulike måter er skrevet inn i tekstene, og som empiriske lesere kan lete etter og følge for å få mest mulig ut av teksten.

Hva vet leserne dine? Hva vet de ikke? Hva ønsker de å få vite? I hvilken sammenheng behøver de å få vite det? Hvilke spørsmål dukker opp underveis?

Se for deg tekster som ufullførte malerier, med tomme felter her og der; noen tekster har få tomme felter, andre har mange tomme felter. Disse tomme feltene avgjør hva som er tilgjengelig for ulike lesere, avhengig av hvilke egenskaper og erfaringer de har. Har hun alle de forkunnskapene teksten tar for gitt, vil ikke de tomme feltene oppfattes som tomme. Slik vil empiriske lesere kunne fylle ut alle, noen eller ingen av de tomme feltene i teksten, avhengig av hvordan teksten er rettet mot sine lesere.

Når din målgruppe kan fylle ut alle de tomme feltene i teksten din, har du truffet blink.

Hvordan kan du skrive inn implisitte lesere?

Så langt vet vi at de fysiske, faktiske leserne leter etter forbilledlige egenskaper og måter å lese hver enkelt tekst på. Å skrive inn slike forbilledlige leseregenskaper, eller implisitte lesere, kan gjøres på mange ulike måter, og det skjer gjerne uten at man tenker over det. Derfor er det viktig å være bevisst på hvilke du skriver inn.

En måte å innlemme eller utelate visse implisitte lesere på, er gjennom delene av innholdet som forklares utdypende og ikke. Når du forklarer begreper, prinsipper og fenomener, skriver du inn en implisitt leser som ikke kjenner disse. Dessuten skriver du inn en leser som behøver denne kunnskapen for å få tilgang på resten av tekstens innhold. Lar du derimot være å forklare begreper, prinsipper og fenomener, har du skrevet inn en leser som kjenner og forstår dem godt, og dermed etterlater du tomme felter som mange empiriske lesere ikke kan fylle.

En annen måte å skrive inn implisitte lesere på, er å bruke eksempler visse empiriske lesere enkelt kan kjenne seg igjen i. Eksemplene du velger å bruke for å illustrere poengene dine, har mye å si for hvilke leserforbilder du skriver inn. Skriver du et blogginnlegg om mobiltelefoner, og kun bruker eksempler som gjelder for iPhone, vil ikke empiriske lesere som bruker andre telefoner kunne finne et relevant leserforbilde, og dermed ikke kjenne seg igjen i situasjonen du beskriver.

De mange og små detaljene bidrar også til å bestemme hvilke lesere som kan kjenne seg igjen i tekstene og ikke, og derfor finnes et ubestemmelig antall måter å skrive inn implisitte lesere på. Uavhengig av hvordan de ulike implisitte leserne skrives inn i tekstene, bevisst eller ikke, er det noen viktige spørsmål å tenke på før du starter.

Hvem skriver du for?

For å få en bevissthet rundt de implisitte leserne, er det helt nødvendig å vite hvem du skriver for. På samme måte som et produkt har en viss målgruppe spesifisert med alder, kjønn, inntekt og interesser, bør tekstene dine ha en spesifikk målgruppe. Når de implisitte leserne er ulike sett med egenskaper og erfaringer empiriske lesere kan kjenne seg igjen i, lønner det seg å vektlegge nettopp dette når du danner deg et bilde av tekstens målgruppe. Hva vet leserne dine? Hva vet de ikke? Hva ønsker de å få vite? I hvilken sammenheng behøver de å få vite det? Hvilke spørsmål dukker opp underveis?

Analyser målgruppen for tekstene dine, og prøv å forutse hva de kommer til å lete etter i teksten. Når du tenker på dette mens du skriver, vil du automatisk gjøre de små grepene som gir leserne dine gode leserforbilder å følge. Slik skriver du på leserens premisser, og gir et godt grunnlag for at leserne som må forstå teksten, både forstår og kjenner seg igjen i den.

Lykke til!

Ja takk, jeg vil melde meg på nyhetsbrev og få nye blogginnlegg tilsendt!

 

 

 

 

 

Facebook-algoritmer kan avgjøre valget

Valget er over oss og politikerne bruker sosiale medier til å nå ut til velgerne sine. Hvilke konsekvenser har det for demokratiske prosesser og kommende stortingsvalg?

Sosiale medier er en fantastisk verden, ikke bare for å være sosial på nett, men også for sånne som meg som bruker de sosiale mediene også til litt andre ting. Jeg liker at du putter mest mulig av opplysninger om dine holdninger, følelser, ideer, tanker, fokus, interesser, politiske standpunkter, personlige forhold, bilder av barna og venninnetreff inn på sosiale medier, slik at jeg kan kjøre mine digitale kampanjer enda mer treffsikkert og nå akkurat den målgruppen/persona/avataren jeg ønsker.

Det er fortsatt slik at Facebook er den kanalen som gir digitale markedsførere mest effekt i sine digitale kampanjer, rett og slett fordi folk flest er på Facebook. Det liker jeg. Og det som kanskje er mer interessant, er at det liker politikerne også.

Facebooks algoritmer virker slik at jo mer interessert du er i en viss type sak, interesse, politisk fokus eller en venn på Facebook, og desto mer du stopper opp ved og/eller klikker på slik saker, jo mer får du i nyhetsfeeden din av samme sak, interesse, person osv.

Eksperter på sosiale medier, som bl.a. Thomas Moen, vil hevde at Trump vant valget – nettopp pga. strategisk bruk av sosiale medier og treffsikkert digitalt innhold. Det er god grunn til å tro at dette kan være en faktabasert påstand vi må ta inn over oss.

Politikerne i Norge bruker sosiale medier for å nå ut til velgerne sine og er svært flinke på dette. Det er bra. Partiene lager også saker for digitale medier og kjører disse som kampanjer, på bla. Facebook. Når du bruker tid på å se og lese om en sak med enten politisk venstrevridde- eller høyrevridde synspunkter, får du se flere saker med argumentasjon som tilhører enten venstresida eller høyresida.

Er det et problem egentlig?

Samfunnet vårt er bygd på et demokratisk system, der ideelt sett alle stemmer skal høres og alle sider ved en sak skal luftes, drøftes, tolkes og enten velges eller vrakes.

Når din nyhetsfeed på Facebook bare serverer deg samme typer saker, blir det som et ekko-kammer. Du velger noen saker, vinklinger og synspunkter, og du får tilbake mer av det du velger. Du får altså bare med deg bare den ene siden av saken og blir ikke utfordret på andre synspunkter, andre utfordringer, andre refleksjoner, enn det du i utgangspunktet støtter selv.

Politiske partier kan skreddersy digitalt innhold og tune inn med argumentasjon som er fintilpasset dine tanker og engasjement og treffer deg akkurat i midt i hjerteroten. For velgere som er på vippen mellom to partier eller ikke har et fast politisk ståsted, kan samme type argumentasjon med ulik vinkling være avgjørende for hvem de ønsker å støtte ved valget.

At sosiale medier blir brukt i politiske kampanjer, er selvfølgelig bra fordi politikerne selv kan ha en direkte kommunikasjon med velgerne sine. Men når en algoritme styrer nyhetsstrømmen, vil dette være en utfordring for demokratiske prosesser, som forutsetter at landets samfunnsborgere er opplyst om  – og kan ta stilling til – ulike politiske holdninger.

Dette sier noe om at viktigheten av å kunne forstå hva sosiale medier er og hvordan de fungerer, og ikke minst kunne tolke budskap.

Godt valg!

Denne saken er også publisert som et blogginnlegg på Synspunkt i Dagens Perspektiv

Ja takk, jeg vil melde meg på nyhetsbrev og få nye blogginnlegg tilsendt!

 

Hvordan lykkes med klarspråksprosjekter?

www.retorika.no

Både store og små bedrifter kan oppnå flere av sine mål gjennom undersøkelse og forbedring av språket de forsøker å nå ut til kundene sine med. Kunder som enkelt finner informasjonen de trenger, og forstår det de må vite, er både mer selvhjulpne og fornøyde. Derfor kan et vellykket klarspråkprosjekt føre til økonomiske gevinster, og sees på som en investering. Hvordan gjennomfører du så et slikt prosjekt for å få best mulig resultat?

Gransk behovet

Veldig mye informasjon skal formidles både internt og eksternt hver eneste dag. Derfor er det viktig at prosjektet starter med god dialog mellom nøkkelpersoner i bedriften og alle som skal styre prosjektet, slik at man får kartlagt hvor behovet er størst. Dette kan man for eksempel vurdere gjennom målene bedriften har satt seg, problemer som oppstår eller tilgjengelige ressurser.

Målet for denne fasen er å tilegne seg kunnskap om bedriftens ønsker, krav og utfordringer, og sammen finne ut hva som bør prioriteres. Slik blir prosjektet på bedriftens premisser, man tar hensyn til juridiske krav, og det er enklere å komme til enighet og klarhet om hva prosjektet skal omfatte. Her er det lurt å ikke ta seg vann over hodet, men heller begynne i det små. Språkforbedring er svært omfattende, og i de aller fleste tilfeller er det best å starte med noen få tekster, og heller fortsette når man vet hvorvidt man har lykkes.

Lag fokusgrupper

I et slikt innledende møte, har vi forhåpentligvis kartlagt en del problemer ledelsen og kommunikasjonsavdelingen kjenner til, og da vet vi hvilke utfordringer vi skal rette oss mot. Likevel er det slik at den beste kilden til språklige utfordringer er kundene. De er avhengige av å forstå innholdet, og vet hva de tekstene må fortelle dem. De kan derfor intuitivt fortelle oss hva som mangler eller er problematisk i en slik tekst.

For å komme til roten av problemet, er det altså ikke nok å bare spørre bedriften; man må også spørre kunden. Dette kan man gjøre gjennom fokusgrupper, hvor en gruppe informanter fra den typiske kundegruppen får møte tekstene, og deretter svarer på spørsmål som kan gi oss kunnskap om problemene prosjektet skal omfatte. Her bør man også spørre om andre utfordringer som oppstår; kanskje oppdager man grunnleggende problemer som er umulig å se fra innsiden av bedriften.

En annen god vei til kundens opplevelser går gjennom bedriftens kundebehandlere. De geleider faktiske kunder gjennom tekstene daglig, og kjenner derfor både den typiske kunden og tekstenes utfordringer bedre enn de fleste andre internt. De vet også hvilke spørsmål som går igjen flest ganger, og kan være god hjelp når man må prioritere et problem foran et annet.

Gjør en relevant analyse

Når man har samlet informasjon om språklige utfordringer fra både interne og eksterne informanter, gjelder det å samle all dataen, og forsøke å se mønstre. Her kommer all erfaring og kunnskap om kommunikasjonsteori til god bruk, og det meste kan brukes. Vi liker å skreddersy en modell for tekstanalyse, basert på omfanget vi har blitt enige med bedriften om. Gjennom tekstanalyse kan vi se om vi finner de samme problemene som kunder, ledelse og ansatte påpeker, og enklere sortere informasjonen.

Et utall språklige utfordringer kan oppstå, og når man sorterer data, kan man ofte koke dem ned til et knippe dominerende problemer. Er det vanskelig å finne relevant informasjon? Er det for mange begreper kunden ikke forstår? Mangler det gode argumenter? Anerkjenner ikke tekstene kundens behov? Virker bedriften distansert og uinteressert? Problemene kan med andre ord omfatte relasjonen mellom bedrift og kunde, forståelse, opplevd relevans, gjenkjennelse og mange andre aspekter. Hvorfor er det så mange problemer som kan oppstå, og hva er egentlig god eksternkommunikasjon?

Formidle informantenes opplevelser

Gjennom språket blottlegger vi vår identitet og våre intensjoner, og derfor er det viktig å være bevisst på hvilke egenskaper og intensjoner man formidler til sine kunder. Har man en klar tanke bak verdiene bedriften står for og hva man ønsker å oppnå, er det enklere for kunden å finne et grunnlag å basere sine valg på i tekstene. Gjennom en sterk språkprofil og gode argumenter for bedriften kan man altså øke salget. Samtidig er det viktig at kunden finner det hun behøver i tekstene, og opplever at informasjonen er relevant. Her gjelder det å ha klart for seg hvem man skriver for, slik at kundene kjenner seg igjen i tekstene, og opplever at kommunikasjonen foregår på deres premisser. Dette kan gjøres på mange ulike måter, for eksempel gjennom illustrerende eksempler, eller beskrivelser som stemmer overens med situasjonen kundene befinner seg i.

For at de mange ulike tekstene skal fungere best mulig som bro mellom bedrift og kunde, gjelder det å kjenne begge parters behov og situasjon like godt. Da bruker man et språk som føles naturlig og nyansert, man finner riktig mengde informasjon, og tilpasser hver tekst etter situasjonen. Samtidig som det er viktig at tekstene er tilpasningsdyktige, og oppleves relevant i den aktuelle situasjonen, må man passe på at visse aspekter er faste og forutsigbare. For eksempel kan det være nyttig å lage en mal for struktur, slik at den samme informasjonen er å finne på samme sted.

Med andre ord er prosjekter som innebærer vurdering og endring av tekst en balansekunst, hvor et bein i begge leirer er en stor fordel. En viktig del av prosjektet er derfor å formidle informantenes opplevelser og tilbakemeldinger til ledelsen og kommunikasjonsavdelingen, slik at hele bedriften kjenner dem. Slik kan man bidra til å skape en ny språkkultur internt i bedriften, som kan gjøre at alle tekster preges positivt, også de som ikke er en del av prosjektet i første omgang.

Skap kontinuitet med alle involverte parter

Når tekstmaler eller nye tekster er blitt tatt i bruk, er ikke prosjektet over. En svært viktig del av et slikt prosjekt er å etterprøve endringene, og vurdere om de har hatt ønsket effekt. Dette kan gjøres på ulike måter, men gjerne ved å bruke samme metoder som man brukte innledningsvis for å vurdere de opprinnelige tekstene. Hvis det er snakk om nett-tekster, kan også spørreundersøkelser brukes, men da må man ta høyde for at de oppleves som et irritasjonsmoment for kundene. Ellers kan man selvsagt se på målbare resultater, som hvorvidt det er blitt en økning i salget eller færre telefoner til kundebehandlere.

Det viktigste er å ta nye samtaler med ledelse, kundebehandlere og kunder, og undersøke på nytt hvordan de ulike partene vurderer utfordringene. Er det færre problemer? Finnes noen av de samme problemene? Har det dukket opp nye problemer? Uavhengig av hvilke metoder man bruker for å måle effekt av endringene, er dette et vel så viktig steg i prosjektet som selve endringene. Har de ingen effekt, har ikke prosjektet vært vellykket.

Lykke til!

Kilde: erfaringer fra eget klarspråksprosjekt i forsikringsbransjen

Vi i Retorika kan bistå i klarspråksprosjekter. Les mer om hva vi kan gjøre for deg.

Ja takk, jeg vil melde meg på nyhetsbrev og få nye blogginnlegg tilsendt!

 

6 tips til hvordan du kan holde en engasjerende tale

retorika.no

Hvordan får du folk til å høre på deg når du holder en tale? Her kommer seks raske tips:

  1. Start talen med å vise respekt og si gjerne noe fint om lytterne. Da vender de ansiktet mot deg og lytter, og du får en god stemning i publikum. I retorikken er dette omtalt som å skape velvilje (gr. «Captatio benevolentiae»). En god start og en positiv holdning til deg som taler, gjør det lettere å nå gjennom med poengene dine. Uttrykk også gjerne takknemlighet for at du får muligheten for å si noen ord og anerkjenn på den måten lytternes kompetanse til å motta budskapet ditt.
  2. De retoriske virkemidlene du velger å bruke, er avhengig av situasjonen. Når du skal holde en tale, er det viktig å forstå og gjøre seg kjent med situasjonen, konteksten, hvem du prater til, og hvilken faglig/sosial bakgrunn og hvilke holdninger de har. Forskjellige situasjoner forutsetter forskjellige taler. Den følelsesmessige og ideologiske landsmøtetalen er for eksempel annerledes enn den fornuftsorienterte redegjørelsen av virksomhetens årsregnskap.
  3. Det viktig å skrive for øret. Talen er umiddelbar og gjør det ikke mulig for mottakeren å gå frem og tilbake og lese ulike avsnitt som i en skriftlig tekst. Overbevisende taler får du ved å utnytte og håndtere denne umiddelbarheten.
  4. I skriftlig arbeid kan vi godt benytte oss av begreper og kategorier, men når vi arbeider med muntlig språk, må vi kunne skape bilder i hodet til de som hører på. Da må vi benytte oss av personer og historier. Ved å bruke eksempler som kan konkretisere de abstrakte poengene, kan du få lytterne til å skape sine egne bilder. Det er et kraftig virkemiddel, som også gjør talen din levende. Med eksempler mener vi nødvendigvis ikke historier, selv om den gode historien alltid er god å ha i en tale. Å sammenligne med hendelser eller historier andre har fortalt, kan du også få frem fine poenger og konkretisere ditt budskap.
  5. Det du sier skal forstås i øyeblikket og må derfor skape en reaksjon hos de som lytter, enten som følelser (patos), fornuftige tanker og intellektuell stimuli (logos) og/eller overbevisning om og tillit til at taleren vet hva han farer med, noe som igjen fører til et godt rykte og omdømme for taleren (etos).
  6. Bygg gjerne poengene opp etter formelen «Snart skal jeg si dette – nå sier jeg dette – dette er det det jeg har fortalt dere». Å dele ting opp i tre, er et velkjent retorisk virkemiddel, og gjentagelser bidrar til publikum plukker opp det som blir sagt. Ved å si noe om hvordan ting har vært, hvordan det er nå og avslutningsvis si noe om fremtiden, skaper du ikke bare en rød tråd i talen, men gjør den også lettere å huske. Både for publikum og for deg selv.

Husk at eksempler og bilder er sterke retoriske grep kun når du greier å bruke det til å bygge opp under poenget du ønsker å fremme, og det kan med andre ord ikke være selve argumentet.

Lykke til!

Ja takk, jeg vil melde meg på nyhetsbrev og få nye blogginnlegg tilsendt!

 

 

 

Hva bør du tenke på ved forskningsformidling?

www.retorika.no

Formidling av forskningsresultater til mannen på gata, fører ofte med seg flere problemer i kommunikasjonen. Mange forskningsrapporter er skrevet av forskere, for forskere, og dette innebærer ofte et svært fagtungt språk, som ikke er tilgjengelig for folk flest. Hvilke grep kan du gjøre for å formidle viktige forskningsresultater, slik at den gjengse nordmann kan bruke dem i sin hverdag?

Kjenn din leser

Når du planlegger og formulerer teksten din, bør du tenke nøye gjennom hvem du skriver for. Først, hva ønsker leseren å få ut av teksten? Dette bør du vurdere før du begynner å skrive, for her begynner budskapet ditt. I forskningsrapporter kan teoretisk bakgrunn og metode være vel så viktig som funnene, men når forskningen skal formidles til folk flest, er det mulig at leseren er mest interessert i visse aspekter av forskningsfunnene. Velg deg derfor ut noen punkter som til sammen blir hovedbudskapet for teksten.

Les også: Slik får du et elegant språk

Etterpå, når du vet hva leseren vil få ut av tekstens innhold, bør du lete etter hvilke egenskaper og kompetanser disse leserne kan ha. Blar han raskt gjennom forsiden på leting etter interessante overskrifter? Nærleser hun teksten med et kritisk blikk, eller sluker hun alt rått? Kjenner han fagområdet godt? Når du har en idé om dette, vet du også mye om hvordan du bør formulere deg.

Kill your darlings

Fagfeltet ditt blir raskt en del av din identitet, og når du har vært der så lenge at du presenterer forskningsresultater, strømmer faget gjennom årene dine. Dette manifesterer seg i språket vi bruker – vi ønsker gjerne å vise både kolleger og lekfolk at vi kan faget vårt.

Fagtermer preger måten vi kommuniserer på, og danner en sjargong som uheldigvis skaper stor avstand til alle som ikke kjenner disse begrepene. Dette kan også gjelde ord du selv ikke opplever som fagtermer. Derfor er det essensielt at vi oppgir vår stolthet i fagtilhørigheten, og heller tilnærmer oss leserne på deres premisser. Her er det nyttig å vite litt om kompetansene leserne besitter. Kan du bruke ord som potens, for eksempel, eller bør du erstatte det med styrke eller kraft?

Det er klart at nyanser som preger fagtermene vil forsvinne med dem, og disse er viktige for budskapet. Derfor kan det være lurt å utdype, og heller skrive inn disse nyansene med andre ord.

Bygg ethos

En stor fordel med forskningsformidling er den troverdigheten som kommer kun med forskningsbegrepet. Setningen ”Forskning viser…” har en voldsomt argumenterende tyngde, med grunnlag i forskningens definisjonsmakt over allmennkunnskapen. Derfor gjelder det å bruke denne tyngden, men også å ikke ta den for gitt. For all del unngå språkklisjeene.

Ethos, troverdighet som oppstår gjennom forfatterens karakter, skaper vi gjennom å vise velvilje, forstand og moral. Disse verdiene ligger ofte til grunn for at forskningen blir til, så gjerne gjør det eksplisitt. Mange er tvilende til forskningens definisjonsmakt, og har derfor en motvilje til å akseptere dette som argument. Å påpeke at forskningen har blitt utført for å finne svar i moralens navn, for folkets skyld, utført med stor forstand, kan være en brobygger.

Skap et overbevisende budskap

Med andre ord er ikke forskningens grunnlag for å stille spørsmål alltid argument nok for alle. Derfor er det viktig at forskningsresultater også argumenteres for eksplisitt.

Her kan det i noen tilfeller lønne seg å bruke selve forskningsmetoden og teorien som belegg for påstandene resultatene fremmer. Dette gjelder kanskje i størst grad der metoden og det teoretiske bakteppet kan sammenfattes på en kort og forståelig måte.

Les også: Retorikken fire krav til et godt språk

Dessuten får retorisk argumentasjon, hvor man går rett fra belegg til konklusjon, en større effekt når leseren blir med på å skape konklusjonen selv. Argumentet ”fordi løping forbrenner fett, blir du slankere av å løpe” utelukker premisset for slutningen, ”du blir slankere av å forbrenne fett”, men dette kan vi anta at leseren vet, og derfor la ham komme til konklusjonen selv. Slik kan han kanskje føle seg mer overbevist.

Vær nyansert i din sikkerhet

Bruker du styrkemarkører når du skriver, viser du leseren respekt ved å være åpen, og dessuten kan det krydre og variere språket. Omformulerer vi argumentet fra eksempelet over, kan det bli ”fordi blant annet løping bidrar til å forbrenne fett, kan dette være en fin måte å slanke seg på”. Slik viser vi at løping ikke nødvendigvis vil føre til sommerkroppen på null komma niks.

Gjennom å gradere hvor sikker du er i din sak, gir du dessuten større troverdighet til de påstandene du kan uttrykke med sikkerhet. Forskningen kan aldri være helt sikker, og det bør du si noe om når du presenterer funn.

Svært mange faktorer bidrar til å gjøre forskning tilgjengelig for folk flest. Som vi har sett her, er det blant annet viktig å tilpasse språk og budskap etter leserens premisser, nyansere styrkemarkører i språket, og bruke forskningen til å argumentere godt for saken sin.

Å gjøre forskningsresultater tilgjengelig for folket, er å styrke allmennkunnskapen innen viktige fagfelt som helse, økonomi og miljø. Derfor er det i samfunnets største interesse at vi arbeider for tilgjengelig og god forskningsformidling.

Lykke til!

Ja takk, jeg vil melde meg på nyhetsbrev og få nye blogginnlegg tilsendt!

 

6 tips til utforming av budskap

www.retorika.no

Når du vet hvilket budskap du skal formidle, må du jobbe med hvordan du formidler. Det er ikke alltid noen enkel oppgave og krever en del arbeid. Dette bør du tenke på:

1. Oppmerksomhet: Innledningen til temaet skal skape oppmerksomhet, ellers mister du leserne på et blunk. En roman har – tja – kanskje 5-10 minutter på seg til å vekke oppmerksomhet og kjøpsvilje, der den ligger utstilt på et bord i bokhandelen. Kjøper må fatte interesse for coverbildet, lese overskriften, sjekke sjanger og lese ingressen.

Men når du sender et digitalt budskap har du mye mindre tid på deg. På mobil må budskapet ditt fange oppmerksomhet i løpet av 1,7 sekunder, ellers går leseren videre til neste sak.

Innledningen skal altså gjøre lesere og lyttere mottakelige for teksten din ved å forberede dem på det som skal komme. Fortell hva du skal skrive om, gjør dem nysgjerrige og sultne på å følge med. Hold deg kortfattet, og tenk på at innledningen skal gjøre resten av teksten enklere å forstå. I mange tilfeller kan det lønne seg å skrive innledningen til slutt.

2. Motivasjon: Retorikken snakker varmt om velvilje eller motivasjon til et budskap. Når du prøver å få noen til å lese eller rette oppmerksomheten mot ditt budskap, er det viktig å at du må gi dem rett motivasjon til å lese videre. Finn ut hva målgruppen din ønsker seg og gi dem en kort introduksjon på hva de kan få av deg som imøtekommer deres behov.

Innledningsvis bør du derfor være kortfattet. Tenk at tittel og ingress skal gi et inntrykk og forklare hva som er tema i boka, dokumentet, guiden, nettsiden, storyen osv. Vi kan ta utgangspunkt i oss selv, publikum, motstandere eller i selve saken for å vinne velvilje. Det gjelder å vise at man forstår den aktuelle situasjonen, har tro på publikummets evne til å gjøre noe med den, mistro på andre synspunkter og tro på eget standpunkt.

3. Lærevillighet: For at det vi formidler skal virke overbevisende på de vi formidler det til, må vi sørge for at de ønsker å høre etter, ønsker at det vi sier skal være verdt å høre på og ønsker å lære noe av det. Vi appellerer i følge retorikken til vårt publikum best gjennom å bygge opp vårt ethos. Dette gjør vi ved å vise dem at vi mener dem vel med det vi formidler, at vi er forstandige, og at vi handler og taler ut fra det gode i oss.

Vi får et oppmerksomt publikum om vi lover å diskutere et tema som er nytt, viktig eller uvanlig, og som angår deres ve og vel. Vi kan ta utgangspunkt i oss selv, publikum, motstandere eller i selve saken for å vinne velvilje. Det gjelder å vise at man forstår den aktuelle situasjonen, har tro på publikummets evne til å gjøre noe med den, mistro på andre synspunkter og tro på eget standpunkt.

4. Perspektiv: Denne delen handler om legge frem fakta og fremstille saken, og kalles narratio i retorikken. Denne fortellingen skulle så frø for at argumentene senere skulle spire og blomstre.

Det lønner seg å danne et narrativt bakteppe man kan presentere relevante fakta som man senere kan bygge sine argumenter på. Det er her man anlegger et perspektiv til saken. Hva har skjedd? Hva er klart? Hvor skapes uenighet? Hvor står vi?

5. Argumentasjon: Bruk viktige og slående argumenter tidlig, og det aller viktigste og mest treffende argumentet til slutt. Det dessuten viktig å argumentere mot sitt eget budskap og standpunkt, rett og slett fordi du da viser at du er har full oversikt og er bevisst på andre sider av saken.

Argumentasjonsdelen i et budskap skal i hovedsak bygge på bevismiddelet logos, som appellerer til det fornuftige og logiske. Men det handler også litt om ethos, ettersom du viser forstand og velvilje i argumentasjonen. Du viser empati for leserne og saken ved å drøfte alle perspektivene, og så slå et slag for det perspektivet du mener er best.

6. Oppfordring: Avslutningen bør gjenoppta det sterkeste argumentet og oppfordre leseren til å handle. Det er når budskapet er lest og fordøyd at leseren kan handle, og da må de siste ordene virke særlig oppfordrende.

Denne delen skal knyttes opp mot pathos, tekstens evne til å vekke følelser. Vekker vi følelser i avslutningen, er sjansen større for at oppfordringen når gjennom til leseren. Oppfordringen kan skapes på ulike måter, f.eks. enten ved å gå fra å være generell til å bli spesifikk i appellen til leseren, eller å lage et bilde på hvordan endringen kan se ut.

Lykke til!

Ja takk, jeg vil melde meg på nyhetsbrev og få nye blogginnlegg tilsendt!

 

Endringsledelse: Hvordan kommunisere ved endringer i virksomheten?

www.retorika.no

I et moderne arbeidsmarked er endring uunngåelig. Noe av det mest prekære for å lykkes i slike situasjoner er å være bevisst på hvordan endringene kommuniseres internt i virksomheten.

Som regel er det de negative tankene som melder seg når en virksomhet skal gjennom endringer. Uavhengig av hvor frivillige endringene er. De ansatte blir usikre på stillingene sine og fremtiden er alt annet enn forutsigbar. I mange tilfeller vil det også florere med rykter og forskjellige historier internt innad i virksomheten noe som kan bidra til at endringene møter motstand.

Slike situasjoner er ikke bare lite gunstige, men kan bidra til at helt nødvendige endringer blir vanskelige å gjennomføre. Men det finnes grep du som leder kan ta for å gjøre endringene mer håndterlige for alle parter. Et av de viktigste er å være bevisst på hvordan du kommuniserer, og ha en langsiktig strategisk plan bak budskapet.

Ta eierskap til budskapet

Én av dem som har vært med på å definere feltet, og påvist at endring kan gjøres på en måte som ikke svekker virksomhetens troverdighet, er John Paul Kotter. Amerikaneren er en av de ledende professorene på Harvard Business School og har i boken Leading Change fra 2012 og i oppfølgeren Accelerate fra 2014, lansert og videreutviklet en modell som tar for seg ulike trinn i en endringsprosess og hvordan de burde kommuniseres.

Les også: Tips til arbeid med holdningskampanjer

Den innledende fasen handler om å ta eierskap til budskapet. Fremfor å forsøke å gå stille i gangene burde du som leder ta steget opp på scenen og beskrive situasjonen fra ditt ståsted. Ved å gjøre det sikrer du deg at ikke ulike historier ender opp som ubekreftede sannheter. Gjennom å eie budskapet kan du formidle endringenes uunngåelighet, og gjøre ting forutsigbare. Det skaper fellesskapsfølelse.

ved å vise hva som lykkes når det lykkes, vil dine ansatte lettere forstå hvorfor endringene er nødvendige


Hør alle stemmer

Fellesskapsfølelse kan ikke overvurderes, og derfor er et annet godt tips å sette sammen en koalisjonsgruppe. En annen måte å skape eierskap er nemlig ved å lage et endringsteam med ansatte som har ulike posisjoner i hierarkiet. På den måten kan endringen forankres som en rød tråd gjennom hele virksomheten. Det blir en toveis-kanal hvor du hele tiden kan oppdatere deg på hva ulike stemmer mener, samtidig som gruppen kan være med på å bygge opp under en samlet stemme utad. Får du til disse tingene har du et godt utgangspunkt.

Kommuniser hvorfor

Men jobben er ikke gjort ennå. Fundamentale endringer i de aller fleste tilfeller langtekkelige. Det kan ta tid før ting setter seg og går etter planen. John Kotter nevner to ting som er vesentlige for å lykkes på lang sikt. Det første handler noe motstridende om å sette seg kortsiktige mål, og det andre er å kommunisere tydelig når de blir oppnådd.

Ærlighet og tydelighet bygger troverdighet og tillit

Seiere og suksess vil opprettholde entusiasmen du skapte da du definerte situasjonen, uansett hvor små de er. Å gjøre det styrker ikke bare moralen, men viser også at endringen har noe for seg. Det er lett å henge seg opp i avskjedigelser og permitteringer, eller kutt og nedbemanning. Men ved å vise hva som lykkes når det lykkes, vil dine ansatte lettere forstå hvorfor endringene er nødvendige og hvordan det gagner både virksomheten som helhet og hver enkelt arbeidstaker.

Bruk språket riktig

Et nøkkelmoment for å lykkes med endringskommunikasjon er at du greier å både skape og opprettholde troverdighet. For å få til det må budskapet ditt være det samme hele tiden. I tillegg må det også være tydelig og enkelt. Stryk all sjargong og uttrykk som «synergieffekt» og «proaktiv». Blir språket svevende kan tilliten svekkes, og endringsprosessen blir en ovenfra-og-ned-situasjon, hvor de ansatte ikke opplever at de er en del av virksomheten. Ved å være klar og tydelig, virker du vennlig innstilt og kan forsikre deg om at budskapet fyller den intenderte funksjonen.

Les også: Slik fremmer du et troverdig budskap

Vær ærlig

For å holde på troverdighet over tid og bygge tillit, kreves det at du er ærlig. Også i nedgangstidene. Bak en nedbemanning på 50 personer finnes det 50 forskjellige mennesker med like mange ulike historier. Hvis du har fått de ansatte til å akseptere og føle eierskap til endringsprosessen, vil de mest sannsynlig ha en forståelse for at endringer også fører med seg konsekvenser. Det kan være ubehagelig, men ved å være ærlig om disse konsekvensene øker du kredibiliteten og viser at du er en leder som de ansatte kan stole på.

John Kotter går empirisk til verks i bøkene sine når han viser at de bedriftene som har lyktes best med endringsprosesser, er de hvor ledelsen har kommet uoverensstemmelser i forkjøpet.

Bygg opp under fellesskapsfølelsen

Alle virksomheter, uavhengig av størrelse vil måtte gå gjennom endringer. Tilknyttet til det finnes en rekke utfordringer. For å lykkes med endringsprosessen og kommet styrket ut av den, er tydelig kommunikasjon nøkkelen. Det handler om å skape en fellesskapsfølelse som gjør at hele virksomheten opplever eierskap til endringene. I stedet for at det blir et «oss» mot «dem» blir det et inkluderende «vi» som takler utfordringene sammen. Vet du hvordan du kommuniserer internt, og er konsistent i beskjedene utad bygger du tillit og troverdighet.

Vær tett på og tenk langsiktig

Å styre en virksomhet gjennom store endringer er utfordrende. Men ved å ha en langsiktig kommunikasjonsstrategi, kan du unngå å stå alene i stormen.

Endring trenger nemlig ikke å bety motstand. Ærlighet og tydelighet bygger troverdighet og tillit. Selv om det er lettere sagt enn gjort, vil både du og virksomheten din tjene på at kommunikasjonen i store endringsprosesser er gjennomtenkt.

Lykke til!

Ja takk, jeg vil melde meg på nyhetsbrev og få nye blogginnlegg tilsendt!