Svært mange virksomheter har tapt betydelige summer på brukere som har måttet ringe inn for å veiledes gjennom skjemaene og vedtaksbrevene de har fått, og etter å ha revet seg i håret lenge nok, tar sjefene kontakt med et kommunikasjonsbyrå og setter i gang et klarspråksprosjekt.

Klarspråk er en presis, imøtekommende og mottakerorientert (brukervennlig) språknorm som gir en velvillig leser mulighet til å forstå forfatterens intenderte budskap ved første gjennomlesning og bruke informasjonen på en relevant måte. Eller sagt litt enklere: Det er klar tale til brukeren!

Det handler altså om å skape samarbeidende tekster som gir leseren tilgang på all den informasjonen han behøver, og da må virksomhetens fagkyndige, klarspråkskonsulenter og evt. jurister samarbeide for at bedriften kan samarbeide med målgruppen sin.

Bearbeidede og tydelige tekster gjør brukeren mer selvstendig, noe virksomheten kan spare store summer på.

Hva får leseren få ut av teksten?

En grunn til at språk fra offentlige instanser i mange tilfeller ikke er klart, er en ubalanse mellom hva virksomheten ønsker og behøver å formidle, og hva leseren ønsker og behøver å lese. Tekster fra store offentlige instanser må i de fleste tilfeller møte ulike krav innad i organisasjonen, som tegnbegrensning, begreper som må brukes eller unngås, regelverk som leseren må få innsikt i, og ikke minst må én tekst dekke så mange tilfeller som mulig.

Leseren derimot, kjenner ikke alle fagbegrepene og ønsker ikke å måtte sette seg inn i regelverket: Og viktigst av alt,  leseren leter etter relevant informasjon for nettopp hans situasjon. Når han møter en vegg av kryptisk fagterminologi, paragrafer og informasjon for situasjoner han ikke kjenner seg igjen i, blir han frustrert og behøver hjelp.

Jo mer skreddersydd en tekst er for leseren, jo lettere er det for han å finne den informasjonen han trenger på egenhånd, og derfor bør enhver tekst ha en definert modelleser på samme måte som alle produkter har en målgruppe /personas. Når vi har funnet modelleseren for tekstene, må vi spørre leseren hvor skoen trykker. Hva forstår han? Hva forstår han ikke? Hva finner han? Hva finner han ikke?

Noen bedrifter har fagtermer som  brukes og som leseren ikke nødvendigvis forstår. Løsningen her er ikke å fjerne fagbegrepene, men å forklare og utdype dem, slik at leseren kan forstå dem.

 

Gjør fagtermer og regelverk tilgjengelige for folk flest

Innenfor de fleste fagområder finnes begreper som markerer om du hører til på innsiden eller utsiden, og for mange er den største kamelen å svelge å gi slipp på disse begrepene, selv om det er essensielt for å gjøre informasjonen tilgjengelig for mannen på gata.

Fagbegreper og paragrafer fungerer distanserende på leseren ved å gjøre potensielt viktig informasjon utilgjengelig for han. Noen bedrifter har fagtermer som brukes og som leseren ikke nødvendigvis forstår. Løsningen her er ikke å fjerne fagbegrepene, men å forklare og utdype dem, slik at leseren kan forstå dem.

Hva lærer vi fra et klarspråksprosjekt?

  • Leseren er nøkkelen til suksess. Definer en modelleser for tekstene og finn ut hvem han er. Hvilke spørsmål vil han ha besvart etter å ha lest teksten?
  • Finn en balanse mellom hva du vil formidle og hva leseren vil vite.
  • Forklar alle vanskelige fagtermer.
  • Skriv korrekt og kort, og bruk aktive setninger.
  • Innarbeid en klarspråkkultur – motiver til å skrive for mannen på gata.
  • Samarbeid med flere organer – ikke la juss, fag og språk komme i veien for hverandre (eller leseren).

Retorika kan bidra med starte og delta i klarspråksprosjekter både med kurs, rådgivning, tekstproduksjon og kvalitetssikring av tekst. Vi kan hjelpe deg med digitale tekster, regelverk, arbeidsinstrukser osv.

Ønsker du mer informasjon eller et tilbud? Ring oss på 90946063 eller kontakt oss via kontaktskjemaet nedenfor: