Hva er tydelig kommunikasjon (egentlig)?

Det fasinerende med språk er hvordan vi forstår hverandre til tross for at vi er enkeltindivider. De fleste av oss har vel opplevd å bli misforstått opptil flere ganger, for det er umulig å unngå når vi er nettopp det – individer. Som språkbrukere kaster vi oss daglig ut på dypt vann for å forsøke å gjøre oss forstått overfor en annen språkbruker, og noen ganger feiler vi og blir misforstått. Hvorfor det? Hvor går det galt, og hvor er det brudd i kommunikasjonen?

Kommunikasjon er felles forståelse

Kommunikasjon har sitt opphav i latin, og kommer av ordet communicare, som oversettes best til «å gjøre felles». I dette ligger det at kommunikasjon innebærer et samarbeid mellom avsender og mottaker for felles forståelse. Nøkkelen til kommunikasjon med suksess ligger derfor i å forstå hvor stor del lytteren eller leseren vår faktisk bestemmer budskapet vårt.

Når vi tar steget til å si eller skrive noe til noen andre, er det som oftest fordi vi ønsker å formidle et budskap, som for eksempel å invitere en kollega ut på en kopp kaffe eller å be kollegaen om å sette på kaffe. På tungen eller papiret er ikke budskapet noe annet enn det, men det intenderte budskapet behøver slettes ikke å være det samme som det oppfattede budskapet.

Les også: Slik skriver du en overbevisende tale

Kanskje forsøker vi bare å være hyggelige, men vi kan oppfattes som om vi har baktanker. I enhver samtale foregår en innkodingsprosess, hvor taleren, forfatteren, eller avsenderen formulerer budskapet sitt, og en avkodingsprosess, hvor lytteren, leseren, eller mottakeren tolker formuleringen, og for at vellykket og tydelig kommunikasjon skal foregå, er vi avhengige av at avsenderen og mottakeren sitter igjen med et inntrykk av budskapet som er så nær hverandre som mulig, at de begge har en felles forståelse.

Dette betyr at den som skriver eller snakker kler budskapet sitt inn i ord, og den som leser eller lytter, blir nødt til å kle av budskapet igjen. Slik er det hvordan leseren eller lytteren oppfatter ordene budskapet er kledd inn i (og ikke hvordan den som faktisk sitter på budskapet oppfatter dem), som bestemmer hva budskapet er.

Kle opp budskapet og mal livaktige bilder

I følge professor i retorikk ved Lunds universitet, Anders Sigrell, finnes det tre forhold i utarbeidelsen av en ytring, og det er innhold, kontekst og språkdrakt. Innholdet er i de fleste tilfeller gitt. Når vi skal forfatte en tekst, enten i form av en tekstmelding, blogginnlegg eller et offentlig dokument, er tema ofte det første vi har klart, og det bruker vi å holde oss til.

Å formulere et budskap til å bli en ytring er som å male et bilde av landskapet foran seg – vi ønsker å gjenskape det så korrekt som mulig, slik at de som ser maleriet vil kunne kjenne seg igjen dersom de har vært der.

Konteksten for ytringen er det sjelden noe man kan gjøre noe med. Vi kan selvsagt skrive en tekst på ulike steder, og vi kan alltid vente på ”det rette øyeblikket” til å si noe, men som oftest må man pent forholde seg til ”her og nå”.

Språkdrakten derimot, kan vi velge fritt som oftest. Språkdrakt vil si de ordene vi kler budskapet inn i og hvordan vi formulerer ytringen. Ulike ord har ulike konnotasjoner, altså representerer de ulike verdiladninger, holdninger og assosiasjoner, og slik bidrar de til å reflektere ulike nyanser av verden. Ett bestemt ord kan lyse opp én del av sakens side, men vil skyggelegge en annen. Derfor bør vi være varsomme med nettopp hvilke ord vi velger. Å formulere et budskap til å bli en ytring er som å male et bilde av landskapet foran seg – vi ønsker å gjenskape det så korrekt som mulig, slik at de som ser maleriet vil kunne kjenne seg igjen dersom de har vært der.

Den empatiske ytringen

Tenk deg at du skal forklare en venn veien til huset ditt fra nærmeste busstopp. Du kan ikke forklare vedkommende alt som finnes langs veien, men du ønsker å finne noen referansepunkter som han kan forholde seg til. Å oppgi avstander i meter, slik som GPS-systemer gjør, kan være en løsning, men dersom du bor midt i et rutenett av sidegater, er det ikke presist nok for at vennen din skal finne riktig gate, så du trenger en busk med et spesielt utseende, gateskilter eller hus med ulike farger.

For å gjengi ruten til noen andre er du dessuten avhengig av å kunne sette deg inn i vedkommendes perspektiv. Hvilken side av veien er han på når han går av bussen? Vil han også se at busken ser ut som Afrika, eller vil han se Sør-Amerika og gå rett forbi? Er huset oppi gata rødt eller brunt for ham?

Analyser budskapet, mottakeren og konteksten for å få oversikt

Å kommunisere handler altså om å gjøre informasjon felles. Vi forhandler og gjør kompromisser i alle samtaler vi tar del i, og til slutt blir vi som oftest enige, men hva gjør vi når vi skriver til noen som ikke er der for å ta del i forhandlingene eller innlede kompromisser? Jo, vi forhandler og gjør kompromisser i deres sted.

Hver eneste ytring, enten det er en Facebookstatus eller doktorgradsavhandling, har en modelleser. Innen tekstvitenskap mener vi da den tenkte leseren/mottakeren, som også kalles målgruppe(r), eller mer definert: Personas. Gjør en analyse og sørg for å få svar på blant andre disse spørsmålene: Hvilken kulturell identitet har han? Hvilken faglig bakgrunn har han? Hvilke forutsetninger har han til å forstå budskapet? Og ikke minst: Har mottaker noen forventninger til hva han skal lese eller høre?

Å kommunisere handler altså om å gjøre informasjon felles.

Kunnskap om den konteksten som mottaker vil finne teksten i, gir oss en pekepinn på hvilken stil og sjanger vi bør velge. Skriver vi for eksempel en melding til en venn på Facebook, kan stilen være avslappet og teksten kan tilhøre den relativt nye talespråknære chattesjangeren. Det hadde blitt helt feil å skrive en Facebookmelding som om det var Kongens nyttårstale. Sjanger og stil fungerer på mange måter som busken nevnt over; en felles referanse for å tolke innholdet. Det er nok enklere å oppfatte ironi over chattesjangeren enn nyttårstalesjangeren, nettopp fordi det i større grad er forventet i chattesjangeren.

Form kommunikasjonen i samarbeid med mottaker

Kommunikasjon er tydeligst når vi samarbeider om den. Dette er uavhengig om hvordan vi velger å kommunisere eller hvem vi skal kommunisere med. Selv når mottaker ikke er til stede når du former budskapet/teksten, må du gi han en stemme. I praksis betyr det at du må bruke begreper mottaker kjenner igjen og en stil han forventer. Når budskapet er tekst må det være i tråd med hva mottaker leter etter. Og ikke minst må du huske å forme og fargelegge budskapet ditt.

 

Retorika tilbyr tjenester innen kommunikasjon, digital markedsføring og retorisk analyse. Vi lager også skreddersydde kurs for bedrifter innen retorikk, skrivetrening og klarspråk (tydelig kommunikasjon). Ønsker du mer informasjon om dette? Skriv inn din e-postadresse under: